Domanda:
Come posso gestire le prestazioni?
Risposta:
Accedendo alla sezione "Registro Prestazioni"
Esistono tre modalità di tenuta del registro:
• Registro semplificato: Le anagrafiche e le prestazioni vengono archiviate nel registro senza tracciatura di aggiornamenti e/o cancellazioni. Qualsiasi informazione verrà sovrascritta senza memorizzazione del dato precedente.
• Registro con riporto della cronologia degli interventi: Per ogni prestazione e anagrafica presente nel registro viene mantenuta traccia degli interventi svolti nel corso del tempo (storicizzazione) ma è possibile inserire i dati senza un ordinamento di date o criteri rigidi.
• Registro con caratteristiche tecniche AUI: Per ogni prestazione viene conservata traccia degli interventi svolti nel corso del tempo, con controllo bloccante nell'inserimento di date precedenti all'ultima registrata in archivio (rigide specifiche tecniche AUI) e senza possibilità cancellare tracce di inserimenti effettuati o di modifiche apportate. Per inserire o modificare
prestazioni nel registro sarà necessario l'uso di un codice PIN (solo per organizzazioni associate).
Solo nel caso in cui si utilizzino le ultime due modalità, sia nella videata con l’elenco dei clienti che quella con l’elenco delle prestazioni, per ogni rigo sarà visibile il pulsante “Storicizzazione”
che consente di visualizzare lo storico delle modifiche intervenute sulle prestazioni (e le anagrafiche ad esse collegate) da quando sono state inserite la prima volta.
Prima di effettuare l’inserimento di una prestazione, occorre impostare opportunamente l’anagrafica dell’organizzazione e/o del soggetto obbligato al fine di gestire correttamente la tenuta del registro delle prestazioni. Nel caso di organizzazione associata, il programma consente di stabilire (se non già stabilito nel Wizard di creazione iniziale) se adottare un unico registro per tutti i soggetti obbligati legati all’organizzazione associata o se lasciare che ogni professionista gestisca autonomamente la modalità di tenuta del registro prestazioni. Se si opta per la prima opzione, nell’anagrafica dell’organizzazione (scheda “Dati principali”) barrare l’apposita voce “Utilizza un solo registro delle prestazioni per tutti i soggetti obbligati”: il programma consentirà quindi di scegliere quale modalità adottare:
Nel caso in cui non venisse barrata la voce sopra evidenziata, occorrerà allora intervenire all’interno delle anagrafiche dei singoli soggetti obbligati nella scheda “Altri dati”, come evidenziato nell’immagine seguente:
Fare quindi click su SALVA. Senza aver selezionato le sopra citate modalità di tenuta del registro, non sarà possibile inserire le prestazioni. Se si tenta di farlo, il programma notificherà, con apposito messaggio, che occorre procedere a questa impostazione; al click su OK sarà visualizzata in automatico la videata dove operare in tal senso:
Una volta impostata la modalità di tenuta del registro, al primo inserimento di una prestazione il programma notificherà che poi non sarà più possibile cambiare questa impostazione; pertanto, si può proseguire oppure accedere alla scheda delle impostazioni cliccando sul relativo pulsante, come da immagine seguente:
Accedendo al menu “Registro delle prestazioni”, appare la lista delle prestazioni inserite in precedenza (al primo accesso sarà ovviamente vuota). Cliccando su una di quelle già presenti, nella parte destra della videata appare un’anteprima del contenuto della prestazione. Per ogni prestazione, nella parte destra di ogni rigo, sono disponibili le funzioni per modificare, stampare la prestazione, vedere i dati storicizzati, eliminare la prestazione inserita (in quest’ultimo caso, sarà richiesta ulteriore conferma) o considerarla “supervisionata”. Con il termine supervisionata si intende apporre una sorta di “sigillo” a una specifica prestazione. Questo pulsantino è visibile solo nel caso in cui si stia gestendo l’archivio di un’organizzazione o di un’organizzazione associata (non apparirà per i soggetti obbligati singoli). Al click sul pulsantino “Imposta come supervisionato” sarà infatti richiesta la digitazione del codice PIN del professionista, di cui parleremo più diffusamente nel paragrafo “Soggetto obbligato”; qui basti sapere che il PIN è un codice segreto che il professionista imposta per confermare e/o modificare determinate operazioni più delicate, al fine di evitare accidentali o errate modifiche da parte di altri soggetti che operano con il programma. Pertanto, se una prestazione verrà impostata come “Supervisionata”, per poter apportare modifiche successivamente occorrerà digitare preventivamente il codice PIN. Le prestazioni supervisionate saranno evidenziate dalla barratura della relativa casella presente nella colonna “Supervisionato”.
Per inserirne una nuova prestazione, cliccare in basso a destra sul tondino blu col segno “+”:
L’operatività della maschera di immissione è intuitiva: sarà sufficiente indicare i dati richiesti a video, come la data della prestazione, il valore (o se è indeterminabile), la tipologia (in questo caso si può optare per selezionare le prestazioni come da ultime indicazioni del CNDCEC o secondo il vecchio disposto del D.M. 141), ecc… Occorre altrettanto indicare il cliente (o i clienti) per il quale si sta svolgendo la prestazione professionale. A tal fine, cliccare in basso a destra su “+Aggiungi clienti coinvolti”. Il programma attribuirà un numero progressivo a ogni nuova prestazione inserita, ma potrà essere anche modificato manualmente:
Dopo aver cliccato su “+ Aggiungi clienti coinvolti”, nella parte destra della videata sarà possibile selezionare i clienti opportuni tramite gli appositi menu a discesa e, in caso di persone giuridiche, anche l’esecutore oltre che il legame intercorrente tra lui e la persona giuridica. In casi particolari, potrebbe essere necessario selezionare il nominativo di un esecutore anche quando agisce per conto di altra persona fisica (erede, tutore, interdetto, genitore di minorenne, ecc…). Una volta selezionati i nominativi, fare click in basso a destra su SALVA:
Qualora nella medesima prestazione fossero coinvolti altri soggetti (più eredi, più rappresentanti legali, ecc) cliccare nuovamente sulla predetta voce “+ Aggiungi clienti coinvolti”. Per “medesima prestazione” si intende la singola prestazione svolta, non la medesima tipologia (ad esempio “Tenuta della contabilità”), per cui, a fronte di “n” clienti che richiedono la medesima prestazione, occorrerà inserire “n” prestazioni e non più soggetti in un’unica prestazione. Al termine, fare click su SALVA per memorizzare la prestazione appena inserita.
Una volta inserita la prestazione, è possibile accedere in modifica per apportare eventuali necessarie correzioni e/o integrazioni. Per confermare le modifiche sarà questa volta richiesto l’inserimento del codice PIN (tranne per i soggetti obbligati singoli). Come citato a inizio paragrafo, per i soggetti che hanno optato per la tenuta del registro secondo le modalità “Riporto della cronologia degli interventi” o “Registro con caratteristiche tecniche AUI”, sarà possibile accedere alla gestione “Storicizzazione” della prestazione in modo da poter visualizzare l’elenco di tutte le modifiche intervenute in una determinata prestazione dopo il primo inserimento:
Questa videata elenca tutte le (eventuali) modifiche intervenute sulla prestazione da quando era stata inserita in archivio la prima volta. Selezionando un rigo, il programma visualizzerà nella parte destra una tabella di raffronto fra i dati attuali e quelli precedenti, evidenziandone in rosso le differenze. Solo nel caso in cui la modalità di tenuta del registro delle prestazioni sia stata impostata su “Riporto della cronologia degli interventi”, sarà possibile eliminare i vari dettagli della cronologia cliccando sul relativo pulsante con l’icona di un cestino. La cancellazione dei singoli dettagli non è reversibile.
Stessa logica di storicizzazione dei dati vale anche per le anagrafiche dei clienti a cui le prestazioni si riferiscono. Nella lista della gestione “Clienti / Titolari effettivi” è, infatti, presente il medesimo pulsante per accedere alla storicizzazione dei dati. Anche in questo caso, selezionando un rigo dei dati storicizzati, appare a destra il dettaglio delle differenze evidenziate in rosso:
Per concludere, dalla lista delle prestazioni, cliccando sull’apposito pulsante con l’icona di una stampante, presente nel rigo di ogni prestazione, sarà possibile ottenere (sempre in formato Pdf o Word) due possibili stampe: “Prestazione” (con i dati attuali aggiornati) o “Prestazione con storico” (con l’elenco anche di tutte le modifiche apportate nel tempo alla prestazione). Nella parte superiore della lista delle prestazioni, sono presenti le funzionalità per visualizzare nell’elenco anche quelle precedentemente cancellate (segnalate con la data in rosso) e per stampare tutto il registro delle prestazioni; in quest’ultimo caso, il programma consentirà di scegliere se stampare solo le registrazioni in essere o anche le prestazioni con tutto lo storiche delle modifiche effettuate.
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